4 ótimas dicas de como organizar os documentos de uma empresa

Saber como organizar os documentos de uma empresa é de extrema importância para economizar o tempo gasto na localização desses materiais e, com isso, evitar a queda de produtividade.

Manter um arquivo organizado também evita a perda ou o extravio de dados e informações dentro da organização, além de garantir o cumprimento de prazos, que poderiam resultar no pagamento de multas por atraso. Além dos documentos físicos, as empresas também produzem inúmeros documentos digitais diariamente, que precisam ficar arquivados de forma clara e uniforme.

Se você deseja conhecer mais sobre como organizar documentos de uma empresa, acompanhe o post com todos os detalhes. Boa leitura!

1. Escolha um local adequado

É muito importante definir um local onde todos os documentos devem ser armazenados, evitando que as pessoas gastem tempo procurando em vários lugares. O espaço para a instalação desses arquivos vai depender do volume de dados que a empresa produz, podendo ser desde um armário, até uma sala ou um andar inteiro.

A correta organização dos documentos contábeis de uma empresa, tais como notas fiscais e obrigações tributárias, são de suma importância devido aos prazos rigorosos que devem ser cumpridos. Manter os arquivos organizados é essencial à contabilidade.

Os documentos funcionais de colaboradores e prestadores de serviços devem ser guardados por um longo período, pois retratam toda a vida laboral daquele colaborador na instituição. Para isso, é recomendado o uso de pastas suspensas.

Com relação aos documentos de organização da empresa (contrato social, cadastro junto aos órgãos governamentais, inscrição junto aos órgãos de fiscalização e controle e cartão CNPJ) devem ser arquivados em local de fácil acesso, já que podem ser solicitados em caso de fiscalização ou auditoria.

2. Divida os documentos por categorias

Os documentos devem ser arquivados adotando-se o critério que melhor se adequar ao negócio da empresa, como separados por tipo, por categoria, por cliente ou por fornecedor, para facilitar na hora da busca. Também devem ser organizados em ordem cronológica. Para a guarda de documentos funcionais, o ideal é fazer uma pasta para cada funcionário e arquivá-las por ordem alfabética.

Para otimizar a busca de um documento, pode-se criar um sistema de códigos utilizando letras ou números. Adote um sistema simples e que possa ser entendido por todos, utilizando sempre o mesmo padrão. Fazer uso de uma ferramenta que automatize a organização de documentos pode ser muito vantajoso, aumentando a rapidez na busca por uma documentação.

3. Armazene documentos eletrônicos

Os documentos eletrônicos devem ser armazenados por arquivos e pastas conforme o assunto. É ideal manter um backup desses documentos em um servidor, evitando perdê-los caso ocorra algum problema no local onde estão armazenados.

Outra importante fonte de armazenamento de documentos eletrônicos é a nuvem, pois os dados armazenados nela são facilmente acessados de qualquer computador, permitindo, inclusive, o acesso de fora da empresa. Basta ter a permissão para acessá-los. Essa é uma opção que oferece segurança e agilidade.

4. Reduza documentos físicos nos arquivos

A digitalização de documentos é uma boa técnica para reduzir a quantidade de papel nos arquivos, resultando em ganhos de espaço e de limpeza e evitando a deterioração dos materiais.

A empresa também deve estar sempre atenta ao prazo de armazenamento de cada documento, fazendo o correto descarte ao final do período. Uma boa técnica é anotar o tempo útil, uma vez que existem aqueles cujo prazo de guarda é temporário, enquanto outros são permanentes. Assim, medidas simples de como organizar documentos de uma empresa podem estimular sua produtividade.

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