Controladoria: por que ela é essencial na sua gestão empresarial?

A gestão empresarial e a controladoria são dois elementos fundamentais para o sucesso de uma empresa. As negociações de venda, prestação de serviços e outras formas de obter recursos de uma empresa não podem ser executadas sem um bom planejamento e desenvolvimento desses dois conceitos.

Muitos negócios que têm grande potencial de crescimento acabam fechando as portas em pouco tempo devido a falhas nesses processos. Negligenciar a gestão de uma empresa é uma aposta de risco e, como tal, pode levar seu empreendimento para um rumo inesperado e diferente daquele que foi planejado.

Neste artigo, mostraremos o que são esses conceitos tão valiosos para um negócio e como você pode desenvolvê-los em sua empresa. Acompanhe!

O que é controladoria?

A controladoria é um setor da empresa originário da sua própria contabilidade e é um elemento fundamental para uma boa gestão empresial. Trata-se de um departamento responsável pelo controle orçamentário, financeiros e administrativo de um empreendimento.

Ele é definido por muitos como uma evolução da contabilidade, isso porque, além de trabalhar com todas as questões contábeis e econômicas, também influencia continuamente na administração e gestão da empresa como um todo.

Essa área pode ser definida como uma área de conhecimento que se apropria de outras com o propósito de facilitar e potencializar o controle da gestão empresarial de um negócio. Além disso, ela visa a utilização de diversas ferramentas e conhecimentos para monitorar e apoiar todas as outras áreas de uma empresa em um processo de gestão organizacional.

Assim, todas essas atividades voltadas à melhor gestão do negócio são centralizadas em um único setor que tem a responsabilidade de gerar informações de qualidade e com altíssimo nível de precisão para que os gestores possam tomar decisões mais assertivas.

Para que isso ocorra, a controladoria se utiliza de conhecimentos científicos da área de contabilidade e administrativa, trabalhando ao lado dos gestores ou gerentes de todos os outros departamentos para que seja possível a coleta de dados e informações para que seja possível a execução de todos os procedimentos e ferramentas que mencionaremos neste artigo.

Para que você entenda melhor o conceito de controladoria, podemos fazer um paralelo com um time de futebol de alto desempenho. Para que ele se mantenha dessa forma, o Controller ou a controladoria seria como o jogador de meio de campo que é o responsável por fazer a conexão entre o estratégico e tático, orquestrando e ordenando as ações do time.

Nas empresas, o Controller é o profissional responsável pelo departamento de controladoria. Ele deve ser uma pessoa altamente qualificada e acostumada a lidar com esse tipo de departamento. Entretanto, atualmente é possível terceirizar esse tipo de serviço por meio da consultoria nessa área. Vamos discorrer sobre ela mais no final deste artigo.

Qual a importância da controladoria na gestão empresarial?

O departamento de controladoria será o responsável por otimizar os processos decisórios da direção da empresa e, dessa forma, tornará a gestão e o planejamento estratégico mais ágeis e eficientes. Por isso, estamos diante de um processo que tem grande importância para um empreendimento, independentemente do seu tamanho ou ramo de atividade.

A controladoria também é importante para tornar o processo organizacional da empresa mais ágil, uma vez que ela coleta informações que auxiliam a gestão a desenvolver os seus planejamentos, bem como nos objetivos da empresa.

Nesse sentido, podemos definir que o objetivo da controladoria é auxiliar todas as áreas de um empreendimento a terem um altíssimo desempenho e caminharem na direção correta visando sempre alcançar os objetivos econômicos e financeiros que foram traçados pelos empresários, donos do negócio. Ela também pode ser definida como uma forma de centralizar todas as informações, tornando-as mais seguras e precisas.

Ao mesmo tempo que a controladoria oferece todas essas vantagens ela também pode servir para controlar gastos e investimentos para dar garantias à gestão de que nada sairá do que foi orçado e planejado. Nesse sentido, o monitoramento e acompanhamento de todos os resultados obtidos é fundamental, prezando sempre pelo alcance das metas principais e a integração das áreas.

Isso ocorrerá devido ao fato de a controladoria ser originada pela contabilidade, nesse sentido, ela utiliza o que há de mais avançado nessa ferramenta e os dados gerados por ela para alcançar o nível de gestão que mencionamos ao longo deste artigo.

Quais são as funções da gestão empresarial e da controladoria?

Agora que você já entendeu o que é a controladoria e a sua importância para a gestão empresarial, mostraremos as principais funções que essa ferramenta proporcionará ao seu negócio. Continue lendo!

Apoiar o planejamento estratégico

Uma das funções da controladoria é fomentar o planejamento estratégico. Esse elemento é centralizado entre os gestores, ou seja, a alta administração da empresa, e tem como função organizar todas as ações e as metodologias de longo prazo para que seja possível alcançar os objetivos da organização.

Nesse tipo de planejamento, são levados em consideração uma série de fatores que estão ocorrendo em ambiente interno, bem como externo. Um exemplo disso é a análise SWOT. O planejamento estratégico em conjunto à controladoria tem o propósito principal de fornecer informações relevantes para todas as áreas de um negócio.

O objetivo de tudo isso, portanto, é fornecer informações de qualidade para que as pessoas envolvidas com a alta administração da empresa possam tomar decisões.

Ajudar no planejamento operacional

O planejamento operacional é a parte da empresa onde as coisas, de fato, ocorrem. Nessa etapa é executado tudo o que foi planejado na estratégia mencionada anteriormente de acordo com os fatores internos e externos que ela está inserida. Nesse mesmo momento são ajustados os orçamentos para que eles sejam capazes de suprir todas as necessidades operacionais da empresa.

A pergunta que fica no ar é a seguinte: afinal, onde a controladoria entra nessa parte operacional? Simples, ela auxiliará na elaboração e adequação do planejamento orçamentário. Lembre-se de que, nessa ferramenta, são incluídos todos os custos e despesas necessários para que a operação, de fato, possa ocorrer.

Além disso, a controladoria executará as análises e provisionamentos de receitas, tributos e outros elementos que podem impactar positiva e negativamente os resultados obtidos por meio do planejamento orçamentário.

Exercer o controle operacional

O controle operacional decorre da execução do seu planejamento estratégico. O objetivo desse tipo de controle é administrar e elaborar padrões para que sejam feitos os acompanhamentos de todas as ações tomadas dentro da organização e que ajudam no monitoramento e eficácia dessas mesmas atividades.

Nesses casos, a controladoria exercerá todas as ações de controle organizacional. Essa área ficará responsável por controlar as ações que vão desde a criação de métodos e, até mesmo, acompanhamento até a análise dos resultados que foram obtidos.

Nesse sentido, a controladoria deverá responder alguns questionamentos, tais como: se o desempenho da empresa está sendo desenvolvido conforme o esperado? As ações estratégicas que foram determinadas estão sendo devidamente executadas? E os resultados, eles estão condizentes com o que foi planejado?

Com base nessas respostas é possível, de fato, exercer o controle empresarial e verificar os pontos que podem ser melhorados ou excluídos, visando sempre os melhores resultados para a empresa.

Controlar informações contábeis e de custos

Temos mais uma função fundamental da controladoria na gestão empresarial: o controle contábil e de custos. Ambos se encontram, em geral, dentro do controle organizacional da empresa, entretanto, devido a sua importância, esse assunto é discutido em um ponto a parte.

Afinal, a partir da contabilidade é que a controladoria pode adquirir os dados necessários para gerar as informações econômicas que o auxiliarão nas decisões da etapa de planejamento estratégico.

Nesse sentido, caberá à controladoria a coleta de todas as informações contábeis sobre o negócio e proceder seus registros. Voltando os olhares para os custos, ela fará o mapeamento de todos eles, auxiliando na mensuração e verificação da possibilidade de reduzir ou suprimir esses gastos.

Com base nisso, a controladoria deverá assegurar o controle de custos do empreendimento para acompanhar quaisquer eventuais desalinhamentos em relação ao seu desempenho. Além disso, ela terá outras funções, tais como:

  • parâmetros de controle de qualidade e o seu monitoramento;
  • acompanhamento dos resultados, bem como a identificação de possíveis desvios que possam ter ocorrido;
  • simulação de possíveis cenários.

Auxiliar nas questões contábeis e fiscais da empresa

Por fim, não poderíamos deixar de finalizar esse assunto sobre as funções da controladoria sem mencionar a parte legal do seu negócio. Esse departamento também auxiliará na gestão contábil e fiscal do empreendimento.

Atualmente, sabemos que a legislação fiscal brasileira é extremamente ampla e complexa de ser entendida. Como se isso não fosse suficiente, essas leis mudam com muita frequência, confundindo ainda mais a mente dos empresários brasileiros.

Sendo assim, a controladoria também fará a gestão dessas questões, cumprimento de obrigações acessórias e a apuração de todas as suas guias tributárias, bem como a definição de algumas questões importantes e que interferirá em sua carga tributária.

Um desses pontos é a definição do regime de tributação. Um simples erro nessa etapa pode fazer sua empresa encontrar dificuldades financeiras em pouquíssimo tempo. Existem negócios que acabam pagando muito mais impostos do que, efetivamente, seria devido se ela estivesse em um regime correto.

Basicamente, é possível escolher um entre três regimes mais comuns: o Lucro Real, que leva em consideração todas as suas receitas e gastos para apurar seus tributos mais importantes; o Lucro Presumido, que pressupõe uma lucratividade pré-determinada pela Receita Federal; e, por fim, o Simples Nacional, um regime mais simplificado e com alíquotas, em geral, mais brandas.

O papel da controladoria como um braço da contabilidade, portanto, será reunir todos os dados e informações necessárias para, juntamente à gestão da empresa, escolher o regime tributário que melhor se adapta à situação atual do empreendimento.

Quando um plano de controladoria é necessário na sua gestão empresarial?

Muitos empresários não implementam um processo de controladoria em suas empresas por acreditarem que ela é um luxo restrito apenas a grandes empreendimentos. Muitos, ainda, caem no erro de pensarem que não é necessário, no momento atual, ter esse tipo de processo altamente integrado.

A verdade, porém, é totalmente o oposto de ambos os pensamentos. Inicialmente, a controladoria é um procedimento que está disponível para todo e qualquer tipo de empreendimento, isso porque trata-se de um processo que pode ser totalmente adequado às necessidades de um negócio, bem como de suas capacidades.

Sendo assim, um plano de controladoria será necessário desde a concepção do negócio. Quanto antes você iniciar, mais fortes serão os resultados. Nunca é tarde para implementar esse tipo de processo, mesmo se o seu negócio já funciona há alguns anos, ainda é possível obter diversas vantagens com ele.

Como fazer relatórios gerenciais de controladoria?

Os relatórios gerenciais de controladoria são considerados os elementos primordiais para esse departamento. Isso porque eles carregarão todos os dados e informações necessários para que os gestores possam tomar suas decisões.

Sendo assim, para que eles sejam gerados corretamente, toda empresa já deverá estar totalmente parametrizada e alimentando os dados diariamente em seus sistemas de gestão. Geralmente, isso pode ocorrer no mês seguinte à implementação efetiva do plano de controladoria.

Quais são as ferramentas de controladoria que podem auxiliar o seu negócio?

Agora que você já entendeu os principais conceitos básicos sobre gestão empresarial, vamos mostrar as principais ferramentas de controladoria que poderão ser utilizadas em sua empresa. Essas ferramentas têm por objetivo propor modelos estratégicos que facilitem as mudanças necessárias em toda a estrutura e organização do negócio objetivando a melhoria no sistema de gestão empresarial. Veja quais são elas!

Planejamento estratégico

Apesar de ser muito negligenciado, o planejamento estratégico é uma das principais ferramentas de controladoria que podem ser aplicadas em uma empresa. Para que ele funcione, é fundamental que todas as pessoas ligadas à empresa estejam comprometidas com isso, desde os funcionários do mais baixo nível até os proprietários do negócio.

Nesse processo é realizado o monitoramento do ambiente e verificação de possíveis ameaças que possam prejudicar a empresa, bem como algumas oportunidades. Assim, o planejamento estratégico visa identificar esses fatores e traduzir eles em dados e informações para que sejam tomadas ações com base nesses fundamentos objetivando sempre tornar a empresa mais competitiva e com maior potencial de lucratividade.

Gestão Orçamentária

A gestão orçamentária é outra ferramenta produzida pela controladoria nas empresas. Sua função é, basicamente, definir um conjunto de ações para que os pontos traçados no orçamento geral da empresa ou de um projeto em especial possam ser executados da forma que foram definidos.

O orçamento empresarial pode ser dividido em dois blocos: o operacional e financeiro. O primeiro representa a execução das tarefas relacionadas à estruturação, financiamento e fomento da atividade principal da empresa. A segunda, ao contrário, corresponde a todas as ações para que a organização possa manter sua saúde financeira sempre em dia.

Apesar de distintos, ambos os orçamentos estão totalmente ligados, afinal, seria impossível fomentar a área produtiva de uma empresa se o seu financeiro está ocupado demais pagando juros e despesas desnecessárias, por exemplo. Portanto, a gestão orçamentária visa só pesar ambos os lados do negócio e possibilitar que eles trabalhem em perfeita harmonia.

Balanced Scorecard

O Balanced Scorecard é uma metodologia que surgiu por volta da década de 90 e foi desenvolvida nos Estados Unidos na famosa universidade de Harvard. Basicamente, trata-se de uma estratégia de gestão que utiliza vários indicadores capazes de criar valor para as empresas por meio da execução eficaz de uma estratégia.

Essa ferramenta permite que o empresário crie uma série de indicadores de desempenho formados em 4 perspectivas básicas:

  • o aprendizado e crescimento;
  • processos;
  • clientes;
  • resultados.

Essa ferramenta de controladoria traduz a missão, bem como estratégias da empresa em um conjunto de ações de desempenho que servirão como base para um sistema de medição e gestão das estratégias do seu negócio.

Gestão estratégica de custos

A gestão estratégica de custos é uma análise que tem por objetivo avaliar como a empresa está consumindo os insumos, produtos ou materiais essenciais para que sua atividade seja desenvolvida.

Os custos são vistos por muitos empresários como gastos ruins que precisam ser eliminados ou reduzidos. Entretanto, eles não sabem que esses elementos são essenciais para o desenvolvimento das atividades. Portanto, o termo “cortar custos” é algo que deve ser feito com muito cuidado para não reduzir sua capacidade de gerar resultados, bem como afetar a qualidade de seus produtos ou serviços.

Para solucionar isso, portanto, existe a gestão estratégia de custos. Uma ferramenta capaz de verificar a viabilidade de uma possível redução para, a partir de então, decidir se é possível ou não eliminar ou reduzir algum desses gastos.

Gestão Financeira

A Gestão Financeira é outra ferramenta de controladoria essencial para a administração de um negócio. Ela utiliza uma série de outros conceitos, tais como: controle de contas a pagar e a receber, acompanhamento de fluxo de caixa etc. Com a gestão financeira é possível avaliar como andam as finanças do seu negócio, sendo uma ferramenta fundamental para saber o momento certo de buscar recursos com terceiros, fazer investimentos entre outras ações.

A gestão financeira também é a responsável por gerenciar o pagamento de todos os custos e despesas de um negócio, bem como seus faturamentos, recebimentos e cobranças de clientes devedores e inadimplentes.

Sistema de informações gerenciais

Por fim, para gerenciar todos esses elementos e ferramentas proporcionados pela controladoria na gestão empresarial, temos os sistemas ou softwares de informações gerenciais.

Eles surgiram para suprir a necessidade dos empresários de terem informações valiosas de forma precisa e rápida. Assim, com o avanço da tecnologia, surgiram ferramentas tão avançadas que são capazes de fornecer todos esses dados em apenas alguns segundos, oferecendo informações em tempo real para que o gestor possa tomar decisões mais assertivas.

Além disso, também existem alguns sistemas que trabalham de forma integrada, proporcionando mais agilidade e comunicação entre todos os departamentos de uma empresa. Esses softwares são os chamados ERPs.

Qual o impacto da controladoria e o seu valor agregado na gestão empresarial?

Agora, demonstraremos o impacto da controladoria em um negócio, bem como os valores agregados para a gestão empresarial. Trazendo para uma visão mais ampla, a controladoria impactará diretamente na gestão econômica e administrativa da empresa.

Isso será necessário para que suas metas sejam alcançadas e, além disso, potencializadas para colher resultados ainda melhores no futuro. Nesse contexto, ela impacta positivamente as empresas, fornecendo suporte para que os investimentos e demais ações que objetivam lucro sejam adotadas com base em dados sólidos e precisos.

A partir das informações geradas pela controladoria, os gestores poderão blindar sua empresa quanto a análises equivocadas de algum ponto do mercado ou sobre a sua própria operação, possibilitando encontrar possíveis pontos falhos, fraquezas ou gargalos que podem prejudicar sua lucratividade no futuro.

O que é a consultoria em controladoria?

Por fim, vamos falar um pouco sobre a consultoria em controladoria. Você já sabe a definição dos conceitos, a forma de atuação de cada um deles e os benefícios que podem proporcionar à sua empresa. Entretanto, muitas dessas definições podem não ser tão fáceis de serem aplicadas em um negócio por conta dos próprios gestores.

Isso porque nem todos têm conhecimentos de administração e finanças suficientes para fazer cada uma das estratégias funcionarem. É justamente nesse ponto que nasce a importância de contar com uma consultoria especializada em controladoria. Esse tipo de prestadora de serviços já tem os profissionais capacitados para desenvolver esse elemento em sua empresa.

Eles saberão identificar o momento que o seu empreendimento está vivendo e poderão traçar um planejamento de implementação, inserindo apenas as ferramentas que, efetivamente, são necessárias para fazer o seu negócio crescer e se desenvolver ao longo do tempo. Com isso, você notará que será mais fácil implementar esses conceitos em sua empresa e obter todos os resultados positivos que eles podem proporcionar.

Como você pode perceber, a controladoria e gestão empresarial são elementos fundamentais para manter sua empresa totalmente saudável financeiramente e possibilitar que as suas operações gerem resultados positivos, contribuindo para que ela cresça e se desenvolva de forma sólida e sustentável com o passar do tempo.

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